11 voordelen van de digitale agenda boven de papieren agenda

Geplaatst in: Administratie, Planning

Goed agendabeheer is altijd noodzakelijk zowel zakelijk als privé. Of je nu een agenda op papier of digitaal bijhoudt, de keuze is aan jou. Maar een digitale agenda heb je eigenlijk altijd bij je op je smartphone en is daarom dus makkelijk te raadplegen. Maar de digitale agenda heeft ook een aantal functies die het leven makkelijker maken ten opzichte van een papieren agenda. Zo kun je met een digitale agenda:

  1. Herinneringen instellen voor afspraken of taken die je moet uitvoeren. Je hoeft daardoor zelf minder de tijd in de gaten te houden.
  2. Terugkerende afspraken of taken hoef je maar één keer in te voeren. Bijvoorbeeld het maandelijks insturen van je administratie naar je boekhouder of het wekelijks factureren aan je klanten.
  3. Locatie van de afspraak invoeren. Maak je gebruik van Google Agenda en word je locatie getraceerd, dan krijg je op tijd een melding om te vertrekken. Via Google Maps wordt er dan rekening gehouden met de actuele verkeerssituatie. Ook kun je vanuit je agenda direct op de locatie klikken waardoor je kunt zien waar de locatie zich bevindt op de kaart.
  4. Routes opvragen naar je afspraak direct vanuit je agenda, door integratie met diverse navigatie apps, zoals Google Maps.
  5. Afspraken een eigen kleur kunt geven. Je privé afspraken maak je bijvoorbeeld blauw en zakelijke afspraken groen. Ook hiermee creëer je overzicht in je agenda. Bij een papieren agenda heb je niet altijd een gekleurde pen of stift bij de hand.
  6. Feestdagen en verjaardagen hoef je maar één keer in je agenda op te nemen, daarna loopt het vervolgens jaar op jaar gewoon door.
  7. Dezelfde agenda op meerdere apparaten door synchronisatie. Ben je thuis op je computer of laptop aan het werk, dan hoef je niet je mobiel erbij te pakken om te kijken wat er in je agenda staat. Door de app ook op je computer te installeren of online in te loggen kun je direct bij je agenda. Je kunt nu ook afspraken inplannen die later weer op je mobiel zichtbaar zullen zijn.
  8. Anderen direct via een mailbericht uit te nodigen voor een afspraak. Word je zelf uitgenodigd dan kun je de afspraak accepteren waarna deze direct in je agenda wordt geplaatst.
  9. Per afspraak kun je notities en bijlages toevoegen.
  10. Je agenda delen met andere personen. Afspraken die je niet wilt delen kun je als privé instellen zodat alleen jij die ziet. Met een druk gezin kan het een voordeel zijn om ook een digitale gezinsagenda de hebben en deze te delen, zo weet je ook of jouw afspraken hierop aansluiten.
  11. Met een digitale agenda kun je vaak snel zien waar je ruimte hebt in je planning, doordat je snel kunt wisselen tussen dag, week, maand en zelfs jaaroverzichten.

Wil je meer weten over goed agendabeheer? Lees dan dit artikel eens “9 tips voor goed agendabeheer”

Meer weten over het goed plannen van je bedrijf en werkzaamheden, dan is de training “Haal meer uit Planning” wat voor jou.
Klik hier voor meer informatie>>