belastindienst zakelijke kosten

Reclame- of representatiekosten?

Geplaatst in: Administratie, ZZP

We willen allemaal dat ons bedrijf zich goed neerzet en kan presenteren. De kosten die je daarvoor maakt zijn voor je bedrijf en aftrekbaar, maar er is een grens.

Bedrijfskleding moet aan eisen voldoen om volledig als bedrijfskosten opgenomen te kunnen worden. Is de kleding ook geschikt om buiten je werk te kunnen dragen dan wordt dit als privéuitgaven gezien. Deels aftrekbaar zijn bijvoorbeeld kosten voor voedsel, drank, genotsmiddelen, congressen, evenementen, seminars en studiereizen. De kosten worden in je administratie vaak geboekt als representatiekosten en niet als reclamekosten. Hieronder leest je wat het verschil is en hoe je hier invloed op hebt.

Reclamekosten zijn volledig aftrekbaar, maar representatiekosten alleen boven de € 4500,-. Maar wat is nu het verschil? 

kosten zakelijke lunch zijn representatiekostenRepresentatiekosten betreffen de kosten die je maakt voor bijvoorbeeld, feestjes/recepties die je organiseert of evenementen/vakbeurzen die je bezoekt voor je werk. Het gaat dan om de kosten van dranken, voedsel, bloemen, rookwaar, decoratiemateriaal en huur locatie. Ook het kopje koffie, lunch of diner met een potentiële klant of opdrachtgever behoren tot de representatiekosten. Stuur jij je vaste klanten bijvoorbeeld met kerst een relatiegeschenk, dan zijn dat ook representatiekosten. Eventuele reis- en verblijfskosten vallen hier ook onder als het kosten zijn die je maakt voor het bezoeken van een congres of seminar.

In ons hoofd zien we veel van deze kosten vaak als reclamekosten, want we doen het toch om meer klanten te werven en nieuwe opdrachten te ontvangen. Wat is dan het verschil? Volgens de belastingdienst is het verschil dat je bij representatiekosten geen tegenprestatie, zoals bijvoorbeeld een plaatsing van een bannen op een website.

Beperkte aftrek representatiekosten

Representatiekosten zijn boven de € 4500,- volledig aftrekbaar, maar als ZZP’er kom je daar meestal niet aan toe. In dat geval kun je kiezen om al je representatiekosten te laten vallen in de gedeeltelijke aftrek van 80%. www.belastingdienst.nl

Reclamekosten zijn dus wel volledig aftrekbaar en zijn te herkennen aan het feit dat hier een tegenprestatie tegenover staat. Door slim gebruik te maken van de regels is het mogelijk om meer kosten onder reclamekosten te laten vallen. Veel ondernemers zullen bijvoorbeeld lokaal een vereniging of buurtfeest steunen. Als hier niets tegenover staat dan zijn het representatiekosten. Maar wanneer je afspreekt dat je een advertentie in de feestkrant of een reclamebord op het terrein mag plaatsen, is er sprake van reclame. De kosten zijn nu wel volledig aftrekbaar.

Op deze manier kun je de bijdrage van jouw bedrijf aan dit feest of de vereniging zakelijk aantrekkelijker maken. Je hebt hier nu dubbel profijt van. Je naamsbekendheid wordt vergroot en je kunt de kosten toch aftrekken. Sponsor dus niet zomaar een activiteit, maar kijk de mogelijkheden zijn om hier wat voor terug te krijgen. Vraag naar een tegenprestatie zoals een vermelding, advertentie of plaatsing van een bord of doek.

Bonnen administratieVoldoen je kassabonnen voor representatiekosten aan de wettelijke eisen

In bovenstaande gevallen komt het vaak voor dat deze kosten direct betaald worden en er een kassabon in de boekhouding kom. Het is hierbij belangrijk dat de bon wel op naam van je bedrijf staat of op zijn minst wel betaald wordt vanaf je zakelijke rekening. De belastingdienst stelt dit als voorwaarde om het zo goed te kunnen traceren en herkennen.

Lees ook ‘kassabonnen in je administratie’