Kassabonnen in je administratie

Geplaatst in: Administratie, ZZP

Kassabonnen in je administratie

kassabonHoewel het merendeel van je aankopen via facturen verlopen, komt het weleens voor dat je toch iets direct moet afrekenen en krijg je een kassabon. Waar moet je dan op letten om toch de gerekende btw op deze bon te mogen verwerken in je boekhouding.

  • Is het bedrag inclusief btw onder de € 100,- dan moet minimaal op de bon vermeld zijn:
    • Datum waarop de factuur/bon wordt uitgereikt
    • NAW-gegevens leverancier
    • Welke goederen of diensten zijn geleverd
    • De BTW

  • Is het bedrag inclusief btw boven de € 100,- dan moet de bon aan de standaard factuureisen voldoen. Deze zijn:
    • Volledige naam leverancier en die van jou
      • Het betreft de juridische naam. De handelsnaam mag ook, als die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Bij fiscale eenheden is het gebruikelijk dat de naam van het onderdeel dat de prestatie levert op de factuur staat.
    • Volledige adres van de leverancier en dat van jou als afnemer
      • Het adres waar de leverancier feitelijk is gevestigd. Vermelding van alleen een postbusnummer is niet voldoende.
    • Btw-nummer leverancier
      • Bij fiscale eenheden is dat het btw-nummer van het onderdeel dat de prestatie levert.
    • KvK-nummer leverancier
    • De datum waarop de factuur is uitgereikt
    • Een uniek volgnummer
    • De aard van de goederen of diensten die aan zijn geleverd
    • De hoeveelheid van de goederen of de omvang van de diensten die zijn geleverd
    • De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling
    • Het bedrag dat in rekening wordt gebracht, exclusief btw
    • Bij verschillende btw-tarieven, de aparte bedragen. De eenheidsprijs, indien van toepassing is.
    • Het btw-tarief dat in rekening is gebracht
    • Het btw-bedrag

Tegenwoordig worden veel kassabonnen op thermisch papier geprint, het nadeel hiervan is dat het na verloop van tijd niet meer leesbaar is. Voor je administratie geldt een bewaarplicht van minimaal 7 jaar. Om ervoor te zorgen dat je kassabonnen duidelijk leesbaar blijven kun je deze kopiëren op gewoon papier en dit in je administratie opslaan.

tinyVeel boekhoudpakketten hebben de mogelijk om je facturen en bonnen digitaal in te lezen en zijn veel mensen in het bezit van een smartphone. In dat geval zou je ook van een app gebruik kunnen maken om je bonnen te scannen, versturen en op te slaan. Een goede en eenvoudige app hiervoor is bijvoorbeeld TinyScanner, hier is zowel een gratis als betaalde versie van.

Indien mogelijk betaal al je zakelijke bonnen en facturen zoveel mogelijk via je zakelijke bankrekening, dit voorkomt veel discussie bij een controle van de belastingdienst. Zeker als het om bonnen gaat waar jouw NAW-gegevens niet op staan en ook privé kosten zouden kunnen zijn.

Staan bovenstaande zaken niet duidelijk op de factuur of bon, dan mag de btw niet zondermeer verrekend worden. Let dus goed op de bonnen die je krijgt, voldoen ze niet vraag dan om een geschreven bon die wel aan de vereisten voldoet.