Heb je dat ook dat je mailbox elke dag overstroomt van de mail waarbij je je afvraagt of dat niet eenvoudiger kan. Je wordt steeds onderbroken tijdens je werkzaamheden en dat kost tijd. Veel mail die binnenkomt heeft geen of niet direct een antwoord nodig. Als er veel mail binnenkomt raak je ook snel het overzicht kwijt en loop je het risico mail die wel van belang is te missen.
Daarom geven we je een aantal handige tips om je mailbox goed in te delen en een systeem om de binnenkomende mails te verwerken. Hierdoor kun je veel tijd gaan besparen en krijg je een gevoel van controle.
Mail tip 1.: Zet je e-mailmelder uit
Zo wordt je niet steeds afgeleid door een bericht wat binnenkomt en kun je je aandacht beter houden bij het werk waarmee je bezig bent.
Mail tip 2.: Maak mappen
Maak de mappen ‘INFO’, ‘TO DO’ en ‘VERWERKT’ aan. (Hoe je dit doet is afhankelijk van het e-mail programma dat je gebruikt)
Mail tip 3.: Schoon je inbox op
Ga aan de slag met de mail van de laatste maand. Verplaats alle mails die informatief zijn en waar je niet op hoeft te handelen naar de map INFO. Zijn er mails waar je nog op moet reageren of waarop jouw handelen is vereist in de map TO DO. De mails die je al hebt afgehandeld verplaats je dan naar de map VERWERKT. Alles wat ouder is dan één maand verplaats je naar de map INFO, je houdt nu een lege Inbox over.
Mail tip 4.: Sorteer mail
Neem een vast moment op de dag, bijvoorbeeld de ochtend of de avond, en verplaats de berichten in je inbox naar de INFO of TO DO map, zodat je weer een lege inbox overhoudt. Slim is: handel alle mails die je in 2 minuten kunt beantwoorden meteen af.
Mail tip 5.: Maak regels
Maak regels aan. De meeste mailprogramma’s bieden de mogelijkheid om regels in te stellen. Hiermee kun je binnenkomende mail direct naar de juiste map verplaatsen. Bijvoorbeeld nieuwsbrieven die je wel wilt lezen, maar niet direct laat je dan automatisch verplaatsen naar de map INFO. Het instellen van een regel kan op basis van onderwerp, woordcombinatie of afzender. Voordeel is dat je nu niet zelf iedere keer de mailberichten hoeft te verplaatsten.
Mail tip 6.: Onderneem actie
Kies een vast moment op de dag om de mails in je TO DO map af te handelen. Heb je dit gedaan, verplaats de afgehandelde mails da in naar de map VERWERKT.
Mail tip 7.: Lees wanneer je tijd hebt
Plan nu bijvoorbeeld één keer in de week een uur in om door de mails in je map INFO te lopen. (je plaatst de mails die je hebt afgehandeld daarna in de map VERWERKT).
EXTRA TIP
Door voor deze mappen een sterretje te plaatsen (bijv. *TO DO) komen de mappen bovenaan in je lijst te staan. Zo heb je ze altijd direct in beeld.
NOTE:
Misschien werk je al met mappen waar je bijvoorbeeld je klusaanvragen of klantcontacten in opslaat, blijf deze dan gebruiken voor je verwerkte mails die hier betrekking op hebben.
Op deze manier heb jij controle over je inbox en dus ook de tijd die je aan mail besteed. Zelf heb je duidelijk de momenten gekozen waarop je de mail afhandelt, waardoor je een stuk efficiënter werkt.
