Een opgeruimde Email box

Geplaatst in: Administratie

Heb je veel berichten in je Email-box? Kun je snel zien welke belangrijk voor je zijn of waar je nog op moet reageren? Staan de gelezen en ongelezen berichten door elkaar?

Lees hier hoe je efficiënter met je Email om kunt gaan. Doel is elke dag een lege IN-box.

Minder informatiestress

Je kunt je informatiestress snel verminderen door de berichten in je IN-box consequent te verwerken. Net als bij de post die in de brievenbus komt. Sommige folders gaan direct bij het oud papier, anderen zul je direct openmaken omdat je verwacht actie te moeten ondernemen. Bijvoorbeeld bij een brief van de belastingdienst. Zo kun je ook met je mailberichten omgaan in je IN-box.

De tip die we je willen geven is, zet je Email melder op je telefoon uit! Zo wordt je niet steeds afgeleid door een bericht wat binnenkomt.

Maak Email mappen

  • IN-BOX

Hier horen alleen de ongelezen e-mailberichten in te staan. Vanuit je IN-box verwerk je de berichten consequent:

  1. Verwijder direct die berichten waar je niets mee wilt of moet
  2. Beantwoord berichten of volg berichten op direct als dit niet meer dan twee minuten van je tijd vraagt
  3. Berichten die doorgestuurd moeten worden direct doorsturen.
  4. Bepaal welke berichten later afgehandeld kunnen worden
  5. Bepaal welke berichten je wilt bewaren

Zet het bericht in de juiste map en je IN-box is weer leeg.

  • ACTIE MAP / TO DO

In deze map zet je alle mailberichten waar je nog actie op moet ondernemen. Denk bijvoorbeeld aan berichten die een uitgebreid antwoord nodig hebben. Klanten waar je contact mee op moet nemen. Of een taak die je moet uitvoeren.

Zet deze acties gelijk op je takenlijst.

  • ARCHIEFMAP / VERWERKT

Hier sla je de mailberichten op die geen actie (meer) behoeven, maar die je nog wel wilt bewaren. Je kunt ervoor kiezen om deze map nog op te delen in meerdere mappen zoals: klanten, bestellingen, projecten, nieuwsbrieven, etc. Maar op zich is dat niet nodig, met de zoekfunctie kun je ook snel een mailbericht terugvinden.

  • WACHT OP

Hier komen alle berichten te staan waar jij nog antwoord op verwacht. Deze map kun je automatisch laten vullen door gebruik te maken van het instellen van regels. Dit doe je als volgt:

  1. Stuur je een Email waar je een reactie op verwacht, zet jezelf dan in de bcc regel
  2. Maak eenmalig een regel aan, waarbij alle binnenkomende berichten met jou Email adres als afzender in de map ‘Wachten op’ worden geplaatst
  3. Berichten die je nu aal jezelf verstuurd als bcc komen nu automatisch in de map ‘Wachten op’
  4. Verwijder of verplaats het bericht als je een reactie hebt ontvangen.

Maak gebruik van regels:

Je krijgt vaak nieuwsbrieven of reclame binnen van leveranciers of andere partijen, dit geeft vaak een overvolle IN-box. Dit soort berichten houden je af van de taken die je eigenlijk wilde doen, zoals checken of er nieuwe aanvragen zijn, berichten van klanten, binnengekomen facturen, etc. Door het instellen van regels kun je ervoor zorgen dat bepaalde berichten direct in een andere map terecht komen. Zo is het misschien handig om een map NIEUWSBRIEVEN en/of INFO te maken voor nieuwsbrieven, reclame of informatie. Voor de facturen kun je een map ‘facturen’ aanmaken. Op deze manier voorkom je een overvolle IN-box en heb je meer inzicht in je mailberichten en dus minder informatiestress.

Hoe werkt het maken van E-mail regels in: