Hoe ga je om met de btw op doorbelaste kosten aan je klant/opdrachtgever. Een voorbeeld hiervan waar vaak vragen over komen zijn de parkeerkosten. Op parkeerkosten wordt geen btw geheven als er op straat wordt geparkeerd, maar wel als er in een parkeergarage van een commerciële partij wordt geparkeerd. De vraag is dan welk btw-tarief moet worden gerekend als je deze kosten doorbelast.

Wel of geen btw op doorbelaste kosten

Als hoofdregel geld dat er altijd btw moet worden berekend over doorbelaste kosten aan je klant/opdrachtgever. Volgens de wet worden deze kosten namelijk gezien als onderdeel van de door jou geleverde prestatie. Het maakt dus niet uit of jij wel of geen btw over deze kosten hebt betaald.

Welk btw-percentage moet ik hanteren bij doorbelaste kosten

Het btw-percentage dat je moet hanteren is afhankelijk van de overige posten op je factuur. Lever je goederen/diensten tegen 21% btw dan hanteer je ook 21% btw over de doorbelaste kosten. Is op je levering van goederen/diensten het lage tarief van 9% van toepassing dan hanteer je dit ook voor de doorbelaste kosten.

Lever je goederen/diensten waarbij je een splitsing op je factuur moet aanhouden tussen 21% en 9%, gebruik dan voor de doorbelaste kosten het btw-percentage wat bij het hoofdbestanddeel van je factuur hoort.

Werk je met btw verlegd naar je opdrachtgever, dan geldt dit ook ten aanzien van de doorbelaste kosten.

LET OP! Stuur nooit je originele bonnen of facturen mee ter verantwoording voor de doorbelaste kosten, maar altijd een kopie. De originele bonnen of facturen heb je voor je eigen administratie nodig. Heb je die niet dan kun je bij een belastingcontrole in de problemen komen, omdat je de zakelijke kosten en teruggevraagde btw niet goed kunt verantwoorden.

Verwerking doorbelaste onkosten in je administratie

De bonnen/facturen van doorbelaste kosten verwerk je als gewone zakelijke uitgaven in je boekhouding. Indien er btw vermeld staat op de bon of factuur dan kan je deze terugvragen op de normale manier. Kan je de btw van deze kosten niet terugvragen (bijvoorbeeld bij eten en drinken) dan boek je deze inclusief btw in. Bij het doorbelasten van kosten waarop je de btw niet kan terugvragen, zet je deze kosten inclusief btw op de factuur van je klant en reken je daar het btw-tarief over welke bij je goederen/dienst hoort.

Veel voorkomende doorbelaste kosten

Bij het aannemen van een klus zullen de meeste kosten al in het totaalbedrag opgenomen zijn en dus niet apart in rekening worden gebracht. Ga je de kosten wel apart doorbelasten, dan zijn dit de meest voorkomende kostensoorten:

• Parkeerkosten
• Telefoonkosten
• Reiskosten
• Verzendkosten
• Verpakkingskosten
• Werkplaatskosten
• Enzovoort

Er zijn nog een paar kosten die ook kunnen worden doorbelast waar geen btw over gerekend wordt. Het gaat dan om:

• Statiegeld
• Borg (indien je deze ook terugbetaald)
• Verzekeringskosten
• Rente
• Overige zaken die vrijgesteld zijn van btw