planningsbord met lopende afspraken

Corona en de lopende afspraken

Geplaatst in: Nieuws, ZZP

Door alle beperkende maatregelen is het niet altijd makkelijk om bestaande afspraken op te volgen. Wat kun je doen om achteraf geen onnodig gedoe en extra kosten te krijgen?

Hierbij enkele aanbevelingen om de lopende en komende afspraken veilig te stellen.

  1. Breng in kaart welke afspraken (moeten) worden afgezegd door jezelf of door de klant. Haal buitenwerk of (onderhouds)werk waar je alleen aan de slag kan, naar voren. Zijn er nog ‘sluimerende’ opdrachten die niet aan tijd gebonden zijn die je alsnog uit de kast kan halen?
  2. Bovenal staat dat het overleg met klanten, leveranciers, onderaannemers zeker in deze situatie door blijft gaan. Duidelijke afspraken voorkomen dat er een beroep wordt gedaan op een tekortkoming of nalatigheid. Door alle vormen van modern contact op afstand, moet dat geen punt zijn. Zorg ook dat je goed bereikbaar bent of dat je z.s.m. contact opneemt.
  3. Neem in de nieuwe of gewijzigde afspraken altijd een voorbehoud op vanwege mogelijke verscherpte overheidsmaatregelen of als je überhaupt zelf uitvalt door ziekte. Benadruk ook dat de nieuwe afspraak opnieuw kan worden herzien.
  4. Opsplitsen overeenkomsten. Binnenwerk kun je beter opschorten tot later. Overweeg om waar mogelijk de overeenkomst voor alle duidelijkheid te splitsen in bijvoorbeeld binnen- en buitenwerk. Zo kun je toch op tijd factureren en de geldstroom op gang houden. Leg dan wel vast dat, rekening houdend met de kennis van dat moment, voor de rest van de opdracht een vervolgafspraak wordt gemaakt.
  5. Zet nieuwe en/of wijzigingen op afspraken direct schriftelijk vast (via PDF e-mailbericht). Neem daarbij ook altijd een voorbehoud op i.v.m. mogelijke nieuwe overheidsmaatregelen.
  6. Houd je aan de geadviseerde voorschriften (afstand en andere beperkingen. Maak desnoods een soort uitvoeringsdocument die je meelevert en waar staat vermeld hoe jij te werk gaat. (lees ook ‘Werken bij de particuliere klant tijdens coronacrisis, kan dat nog?’)
  7. Collega’s. Zorg voor overleg ook met collega’s, wellicht hebben zij hulp nodig of heb je zelf hulp nodig.
  8. Om je klanten en/of leveranciers op de hoogte te houden van de gang van zaken, kun je op eenvoudige manier een soort nieuwsbericht opstellen en versturen. Zo blijf je in contact met iedereen en zullen de klanten dat zeer waarderen.
  9. Van belang is om over en weer begrip te tonen voor de situatie waarin we zijn terechtgekomen en behandel je klanten zeker niet strikt formeel. Je moet het samen oplossen. Later zal men je er dankbaar voor zijn.
  10. Ontbinding/Opschorting. Liever niet, maar als toch een klant de overeenkomst wilt opschorten of beëindigen, treedt dan onmiddellijk per telefoon of anders in overleg om te kijken naar wat wel mogelijk is en wanneer.
  11. Niet nakomen afspraken. Vergeet nooit dat de klant van nu ook de klant voor morgen is en blijf niet zomaar weg. Kom je afspraken na of maak nieuwe.

Wim van Doesburg Siljan BedrijfsadviesApril 2020, Wim van Doesburg

 

Meer informatie vind je in deze artikelen: