Btw op brandstof niet altijd aftrekbaar!

Veel bedrijven gaan te achteloos om met tankbonnen. Vaak omwille van de snelheid wordt er even snel contant betaald, vergeet men de tankbonnetjes mee te nemen of raken deze zoek. Iedere ondernemer die een tankbeurt betaalt met cash of een privépas, laat geld liggen. Je kunt de btw wel terugvragen, maar alleen bij tanken mag dat niet van de fiscus.

Hoe begrijpelijk de situatie ook is, het bovenstaande kan wel vervelende consequenties hebben. BTW is alleen aftrekbaar wanneer er betaald wordt met een zakelijk betaalmiddel. Want als niet is na te gaan door wie de brandstof is betaald, kan dat fiscale gevolgen hebben. De Belastingdienst let namelijk scherp op de btw op brandstof. Die is niet aftrekbaar als er contant wordt betaald na het tanken met een auto van de zaak, ook niet wanneer de tankbon vervolgens bij het bedrijf wordt gedeclareerd. De eis is immers dat de brandstof traceerbaar door – of namens – het bedrijf is betaald. Bij betaling met ‘plastic’ is dat automatisch het geval. Tevens moet op de bon of factuur de benodigde BTW-gegevens zijn vermeld. En op losse tankbonnen is dit niet het geval.

Bij controle vordert de fiscus in geval van deze overtreding het gehele bedrag weer terug met terugwerkende kracht en verhoogd met een boete. Om problemen te voorkomen, is het daarom raadzaam voortaan alleen nog maar te werken met een tankpas, pinpas of creditcard, die op naam van de onderneming staat.

Een ander probleem dat bij tankbeurten de kop opsteekt is de beperkte houdbaarheid van de tankbonnen, ook al zijn de betalingen wel correct met een pas gedaan. Niet zelden zijn ze de bonnetjes al na een halfjaar en soms zelfs al na een paar maanden vrijwel onleesbaar. Daarom is het aan te raden om zo snel mogelijk van deze bonnen een kopie te maken.

Een tankpas biedt voor bovenstaande problematiek een oplossing. Deze pas staat op naam van de onderneming en toont direct aan dat het om een zakelijke transactie gaat. Niet alleen heeft men zo een betaalmiddel mee waarmee slechts en alleen auto-gerelateerde kosten worden gemaakt, ook ontvangt men elke maand een verzamelfactuur met de juiste btw-gegevens (bedrijfsgegevens, soort brandstof, aantal liters, plaats, tijdstip, etc.) waardoor de btw ook zonder afzonderlijke tankbon aftrekbaar is.

Nadeel van het gebruik van een tankpas is, dat er voor deze dienstverlening een bijdrage betaald moet worden. Ook wordt bij bepaalde tankpasorganisaties een borg gevraagd en checkt men de kredietwaardigheid van de aanvrager. De merkgebonden passen (Shell, Texaco, BP, Esso, etc.) hebben als nadeel dat er alleen bij stations van het betreffende merk getankt kan worden. Niet echt handig, behalve als men vaak bij dezelfde pomp tankt.

In een volgend artikel hopen we een vergelijk te kunnen geven van de verschillende tankpassen. Tot die tijd is het raadzaam om tankbeurten in ieder geval per zakelijke pinpas of creditcard te betalen, teneinde de BTW te kunnen aftrekken.